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ASSISTANTE PERSONNELLE

RATTACHEMENT HIERARCHIQUE

Le poste d’Assistante Personnelle sera rattaché à l’Administrateur Général.

MISSION

Assistante Personnelle

  • Exécuter et suivre les instructions de l’Administrateur Général;
  • Organiser ses activités professionnelles et privées ;
  • Effectuer des tâches diverses dans le but de faciliter au maximum l’organisation de l’Administrateur Général sur le plan professionnel comme sur le plan personnel ;
  • Libérer du temps à son employeur sans qu’il ait à se soucier de la gestion du quotidien.

RESPONSABILITES ET PRINCIPALES FONCTIONS

Les principales responsabilités du titulaire du poste se résument aux tâches suivantes :

Assistante Personnelle

  1. Assurer le secrétariat de l’Administrateur Général :
  • Organiser et gérer l’agenda de l’Administrateur Général ;
  • Prendre des rendez-vous et gérer l’agenda ;
  • Filtrer les appels téléphoniques et prendre des messages ;
  • Organiser les événements;
  • Rédiger le compte-rendu des réunions;
  • Archiver et suivre les dossiers administratifs (assurances, rapports…) ;
  • Suivre les instructions de l’Administrateur Général données aux employés.

 

  1. Gérer le domicile de l’Administrateur Général :
  • coordonner et suivre les employés de maison ;
  • veiller à la répartition des tâches de chacun et à leur bonne mise en œuvre ;
  • Organiser les différents achats et approvisionnement en produits alimentaires, d’entretien… ;
  • Organiser le recrutement du Personnel.

 

  1. Gérer l’aspect privé :
  • Gérer les formalités administratives ;
  • organiser ses vacances, gérer son courrier personnel et effectuer les différentes réservations (restaurants, hôtels, billetterie…) ;
  • effectuer les opérations bancaires, selon les instructions de son responsable ;
  • Gérer les déplacements personnels et familiaux de son responsable ;
  • Effectuer des missions pour le compte de l’Administrateur Général.

LOCALISATION

  • Le poste est basé à Abidjan en Côte d’Ivoire.

LES PROFILS IDEAUX RECHERCHES

FORMATION

  • Avoir un BAC + 2 en Assistanat de direction, Ressources Humaines et Communication, Administration d’entreprise, Commerce…) ;
  • Avoir déjà exercé à un poste similaire pendant au moins 03 années.

EXPERTISE SAVOIR-FAIRE, COMPETENCES et QUALITES RECHERCHES

Assistante Personnelle

  • Faire preuve d’initiative, d’une grande disponibilité et d’une totale dévotion;
  • Etre très polyvalente et être capable de s’adapter et de maîtriser tous les rouages de l’entreprise ;
  • Etre au service de la vie privée de son employeur;
  • Avoir une expression orale et écrite irréprochable ;
  • Etre capable de travailler en horaires décalés;
  • Etre prête à intervenir à tout moment et donc faire preuve de réactivité;
  • Etre une personne de confiance ;
  • Savoir travailler en toute autonomie et faire des comptes rendus réguliers ;
  • S’exprimer avec tact et se montrer discrète et fiable;
  • Etre capable de travailler sous forte pression et avoir le sens des priorités;
  • Avoir un bon relationnel, être présentable et disponible instantanément sur les réseaux de communication tel que WhatsApp ;
  • Etre titulaire du permis de conduite avec maîtrise de la conduite.
Métiers: Commercial-Ventes Secrétariat-Assistanat
Contrat: CDI
Lieu: Abidjan
Expérience: entre 2 et 5 ans
Secteurs: Administration
Etudes: BAC+2

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